Selecteer een pagina

Storytelling is alweer vele jaren een hype en ook de anti-storytelling beweging is alweer even actief. Toch ben ik er nog lang niet moe van, en ik doe het al mijn gehele carrière: aan de hand van cijfers een verhaal vertellen.

Vanaf mijn eerste baan, bij ABN Amro, hield ik mij bezig met het creëren van management rapportages. Wij deden dit zonder mooie (management informatie) systemen (MIS). Vanuit de regio’s waarin wij werkten kregen wij spreadsheets toegestuurd die wij met veel knippen en plakken, een aantal kleurrijke grafieken en wat uitleg over de cijfers omzetten in een rapportage voor het senior management. Het was allemaal zeer houtje-touwtje, maar het stelde de beleidsmakers wel in staat om te zien wat welke productlijnen en regio’s wel of niet winstgevend waren.

Enkele jaren later werd ik bij een andere business unit gevraagd om rapportages en dashboards te creëren, iets wat hier nog niet eerder gedaan was. Ik herinner mij een gesprek met een senior-manager die mij vertelde dat hij geen behoefte had aan de onzin waar ik mijn tijd in zou gaan steken. Hij wist namelijk heel goed hoe zijn producten het in de markt deden en daar hoefde hij geen rapport van mij voor te zien. Het eerste dashboards (bewust koos ik ervoor om ze ook op een dashboard van een auto te laten lijken, immers ik werkte voornamelijk met mannen met mooie leaseauto’s) werd sceptisch ontvangen, en er werd getwijfeld aan de correctheid van de financiële gegevens welke ik als input gebruikt had. Na een aantal kwartalen en dashboards stond dezelfde, voorheen zeer sceptische senior-manager, aan mijn bureau om aan te geven dat hij zijn (!!) dashboards nu nodig had, aangezien hij deze veelvuldig gebruikte in zijn vergaderingen.

Later in mijn carrière maakte ik rapportages voor toezichthouders van organisaties, altijd met het doel voor ogen om iedereen in het toezichthoudende orgaan het verhaal naar aanleiding van de cijfers te doen begrijpen. Mijn ervaring was namelijk dat de penningmeester het altijd wel snapte, maar dat veel andere toezichthouders de financiële rapportages bij voorkeur oversloegen, wellicht door een gebrek aan interesse, of misschien omdat ervan uit gegaan werd dat het toch te complex zou zijn.

Daar vond ik mijn uitdaging: het toegankelijk maken van financiële management rapportages voor niet-financiële directie en toezichthouders. Gekscherend noemde ik het wel eens rapportages op Jip en Janneke niveau. Echter, ik geloof er 200% in dat ook niet-financieel onderlegde mensen financiële (management) rapportages kunnen lezen, mits de rapportages goed gemaakt zijn.

Beperk de hoeveelheid informatie in een tabel of grafiek en gebruik weinig jargon. Maak het visueel, en houdt het simpel. Loop de toezichthouders die nooit een vraag stellen eens door een rapportage heen en geef hen vertrouwen dat ook zij het verhaal van de organisatie uit de cijfers en grafieken kunnen distilleren. De vergaderingen zijn veel vruchtbaarder wanneer er daadwerkelijk naar de stukken gekeken wordt. En als directeur of toezichthouder wil je uiteraard weten waar je je handtekening onder zet.

Als je als financieel manager geen feedback uit management of toezichthouders krijgt over je rapportage, neem de rapportage dan eens mee naar huis en laat er een niet-financieel familielid naar kijken. Begrijpen zij wat er gaande is in de organisatie, op basis van jouw rapportage? Waarschijnlijk niet. Dus is er werk aan de winkel. De kunst is om dezelfde informatie op een begrijpbare manier te weerleggen.

Het is nog altijd een hobby van me om financiële rapportages om te zetten in een verhaal, wat iedereen, op elk niveau in de organisatie, zou moeten kunnen lezen. Voor meer informatie hierover, neem contact op via: info@filantropieadvies.nl