Selecteer een pagina

Met zeer veel goede doelen heb ik gesproken over de eventuele risico’s in de opzet procedures omtrent geldstromen van binnen naar buiten het goede doel. Hierbij stel ik vaak de Bahama’s-test vraag (welke ik overigens niet zelf bedacht heb):

“Wat als een werknemer/bestuurder op vrijdagmiddag besluit om met het geld van het goede doel te vertrekken naar de Bahama’s. Kan deze persoon zaterdag met een volle bankrekening in de zon zitten?”

Regelmatig hoor ik dat dit kan, of dat een persoon zelfstandig het systeem zo kan aanpassen dat hij/zij toegang kan hebben tot relatief veel geld. Een bankpakket is bijvoorbeeld zo opgezet dat een bestuurder of directeur een eigenaars- of beheerderspas heeft, waarmee online settings kunnen worden aangepast. Hiermee kan de eigenaar/beheerder binnen enkele minuten zichzelf alle rechten toe-eigenen, waarna er ongelimiteerd transacties plaats kunnen vinden. Dit is uiteraard niet bij alle bankpakketten het geval.

Afgelopen week sprak ik een penningmeester die wilde sparren over de huidige processen bij zijn goede doel. Hij gaf aan dat er een vaste tegenrekening was om geld wat door de vermogensbeheerder geïnvesteerd werd naar het goede doel over te boeken.

Keurig! Maar toen ik hem vroeg wie dit rekeningnummer kon aanpassen werd het even stil. ‘Dat ben ik’ was het antwoord en erop volgde ‘Dat is niet goed, toch?’. We spraken over mogelijkheden om dit proces te verbeteren, door bijvoorbeeld het toevoegen van een tweede handtekening bij het uitvoeren van overboekingen en/of het maken van aanpassingen. Dit is een relatief eenvoudige oplossing, immers, er zullen geen dagelijkse transacties/veranderingen plaatsvinden.

Met een andere penningmeester sprak ik over wie er verantwoordelijk is voor de financiën, en of er regelmatig iemand meekijkt. Hij gaf aan dat enkel eenmaal per jaar de accountant de cijfers controleert (bij het goedkeuren van de jaarrekening) en dat de rest van het jaar hij als enige verantwoordelijk is voor het managen van het vermogen en het overboeken van gelden naar belanghebbenden. Dus na de jaarlijkse controle zijn er zo’n 10 tot 11 maanden dat niemand zicht heeft op de bankrekening? ‘Nee’ was het antwoord.
Mijn reactie: ‘Dat moet je als penningmeester en als bestuur niet willen. Laat iemand regelmatig meekijken, al is het maar ieder kwartaal en betrek een tweede persoon bij alle betalingen’.

Dus stel jezelf eens de volgende vraag:
Als ik zou morgen op de Bahama’s zou willen zitten… kan dit met het geld van mijn goede doel?